搜尋

為什麼你需要檢查欄?


一個充滿苦惱的新手媽媽老闆來找我,想要解決他一些零用金的問題及困難。


🙋🏻:「老師,我想知道公司手邊的零碎帳務跟現金該如何核對?」


👩🏼‍🏫:「你會設置零用金制度嗎?」


🙋🏻:「我有用啊!但是常常手邊的現金跟帳務資料核對不起來,每次叫大家要拿發票,但是可是員工每次都覺得金額很小,然後常常忘記拿發票,又覺得金額很小,沒什麼關係,常常發生爭執...」


於是我看了看他的零用金表單,只有日期、項目、金額,我馬上明白,他需要的其實是...


👩🏼‍🏫:「親愛的,你需要檢查欄。」


🙋🏻:「檢查欄?!」


👩🏼‍🏫:「是的,你需要在文件中設置一欄檢查欄,讓管理者,可以核對每一個支出項目以及發票。假設你的零用金設定的額度是$3000,所以無論何時抽查,「手邊發票金額」加「手邊金額」都應該是$3000元喔!」


🙋🏻:「老師,那我多久要檢查一次呢?」


👩🏼‍🏫:「每次零用金不夠的時候,需要加零用金的時候,就需要檢查一次,另外,你也可以隨時抽查,確保大家的習慣被養成了。對了,你都多久補一次零用金?」


🙋🏻:「都等大家花完了,找我拿的時候。」


👩🏼‍🏫:「所以是不是因為這樣,常常一補就要補很多,外加同仁的墊款呢?」


🙋🏻:「對啊!老師,你好神喔!你怎麼知道?」


👩🏼‍🏫:「零用金不能這樣補,老闆要管額度,要隨時保持在一個水平上,以剛才$3000塊錢的例子來說,不能等到$3000花完了才補,而是花到快完的時候,例如$2800的時候,就要補$2800進去,補到$3000為止,一來是把手上的現金跟帳清算一遍,另外一個原因是,記錄撥補的速度及時間,這樣你才可以知道自己零用金資金周轉速度的快慢。而且,也不容易跟員工發生糾紛。錢雖小,奇檬子(感覺)很重要喔!」


🙋🏻:「老師,那這樣要放多少才夠?」


👩🏼‍🏫:「你可以先從小筆金額開始,例如:$3000~$5000,如果需要撥補的時間很短,也很頻繁,那麼你可以考慮調高零用金額度,反之,則調降額度。」


🙋🏻:「原來零用金要記錄的除了是額度,還有撥補的次數跟速率啊!」


👩🏼‍🏫:「是的,當然如果撥補的速度很快,也要記得了解一下付款項目以及理由,這樣,也可以幫助你更了解公司的整體支出狀況喔!」


#檢查欄就是內部控制的第一步


#管帳必備工具:「檢查欄」


#親愛的,檢查很重要


#圖片來自網路